De berg bonnetjes die maar blijft groeien

Vorige week kwam er een ondernemer bij me langs die eruitzag alsof hij weken niet had geslapen. “Mijn hele bureau ligt vol met bonnetjes,” zei hij, “en ik durf er niet eens meer naar te kijken.” Zijn administratie achterstand was inmiddels zo groot geworden dat hij ’s avonds wakker lag van de stress. Klinkt dit bekend? Dan bent u niet alleen. Eigenlijk is dit verhaal veel gewoner dan u zou denken. Een administratie achterstand begint altijd klein – misschien vergeet u een week uw bonnetjes in te voeren, of u heeft het te druk met klanten. Voor u het weet zit u met een berg papierwerk waar u doorheen moet worstelen. Uit cijfers van de Belastingdienst blijkt dat vier op de tien ondernemers moeite hebben met hun boekhouding bijhouden. Gelukkig is er altijd een uitweg, maar dan moet u wel de moed hebben om de knoop door te hakken. Want hoe langer u wacht, hoe groter de berg wordt.

Hoe u in deze puinhoop terecht bent gekomen

Meestal gebeurt het niet bewust. U heeft een drukke periode met veel klanten, of er komt een groot project voorbij dat al uw aandacht vraagt. Logisch dat de administratie dan even op de tweede plaats komt – het levert tenslotte niet direct geld op. Ik snap dat helemaal. Maar dan komt er een vakantie tussendoor, of u wordt ziek, of er gebeurt iets in uw privéleven. Ineens merkt u dat u al maanden geen factuur meer heeft verstuurd of uitgaven heeft bijgehouden. De signalen zijn eigenlijk heel duidelijk: uw bureau raakt vol met papieren die u “later wel” gaat uitzoeken, uw mailbox zit vol met bankberichten die u niet opent, en diep van binnen weet u dat er iets heel erg mis is. Het probleem is dat veel mensen denken: “Ach, het valt wel mee, ik haal het wel in.” Maar boekhouding werkt niet zo. Elke dag die u niet doet, komt er bovenop de vorige dag. Na een maand heeft u niet gewoon een dag werk liggen, maar eerder een hele week omdat u alles weer moet uitpluizen.

Wat deze chaos u daadwerkelijk kost

Nu wordt het pijnlijk. Want een administratie achterstand kost u echt geld, op allerlei manieren die u misschien niet eens doorhebt. Om te beginnen mist u aftrekposten omdat u uitgaven vergeet te noteren. Vorige maand sprak ik iemand die €800 aan zakelijke diners had laten liggen omdat de bonnetjes waren weggewaaid. Ook heeft u geen idee welke klanten nog moeten betalen. Ik ken een ondernemer die er achter kwam dat een klant al vier maanden een factuur van €3000 niet had betaald – hij dacht dat het nog maar een paar weken was. Dan zijn er nog de boetes van de Belastingdienst als u deadlines mist. Maar het allerergste is misschien wel de tijd die u er uiteindelijk aan kwijt bent. Wat normaal een uurtje per week zou zijn, wordt ineens een heel weekend vol stress en gefrustreerd paperassen doorzoeken. En vergeet de slapende nachten niet – die kosten ook tijd en energie. Plus u kunt geen goede beslissingen nemen over uw bedrijf als u geen idee heeft hoe de financiën ervoor staan.

Zo pakt u de boel systematisch aan

Goed, tijd om die mouwen op te stropen. Eerste stap: maak drie simpele stapels op uw bureau. Links de inkomsten, midden de uitgaven, rechts de bankdingen. Gooi alles wat u kunt vinden gewoon in die stapels, maak u nog geen zorgen over details. Begin altijd met de inkomsten omdat die het makkelijkst zijn en u meteen een goed gevoel geven. Typ alle betalingen in die u heeft ontvangen en check welke facturen nog openstaan. Dat geeft u direct inzicht in hoeveel geld er nog moet binnenkomen. Daarna pakt u de uitgaven aan, maar dan wel slim: begin met de grote bedragen. Die huur van €1500 invoeren geeft meer resultaat dan twintig kleine bonnetjes van een paar euro. Werk van groot naar klein en u ziet snel vooruitgang. Voor de bankzaken download u alle afschriften van de periode waarin u bent achtergelopen. Ga ze systematisch af en maak notitjes bij dingen die u niet snapt. Regel nummer één: probeer niet meteen alles perfect te maken. Maak het eerst compleet, perfectie komt later wel.

Deze digitale hulpmiddelen maken het makkelijker

Technologie kan echt uw redder zijn hier. Er zijn apps zoals ReceiptBank die uw bonnetjes fotograferen en er automatisch boekhouddocumenten van maken. Dat scheelt u letterlijk uren typen. Moderne boekhoudsoftware koppelt uw bankrekening en zet transacties automatisch in de juiste vakjes. Ineens hoeft u niet meer elk bedragje met de hand over te tikken. Voor facturen bestaan er programma’s die automatisch klanten mailen als ze te laat betalen – u hoeft er niet eens meer aan te denken. En er is software die facturen kan lezen en alle cijfers automatisch invoert. Vorige maand hielp ik een klant die met deze tools een achterstand van vijf maanden in één lang weekend wegwerkte. Natuurlijk moest hij alles nog controleren, maar de basis stond er al. Investeer in goede software en u bespaart uzelf letterlijk weken werk. De tijd die u nu kwijt bent aan uitzoeken, hoeft u straks niet meer dagelijks te verspillen aan gerommel met papieren.

Wanneer u beter hulp kunt vragen

Soms is de berg gewoon te hoog om zelf te beklimmen, en dat is geen schande. Als u al langer dan een half jaar niets heeft gedaan, of als u na een heel weekend nog steeds geen overzicht heeft, dan is het tijd om een professional in te schakelen. Een goede boekhouder in Rijswijk kan in een paar dagen klaarspelen wat u weken zou kosten. Dat is niet omdat zij sneller typen, maar omdat zij weten waar ze moeten kijken en wat ze kunnen overslaan. Bij Emis Finance zien ze dit soort situaties de hele tijd. Hun aanpak is heel praktisch: eerst de basis op orde krijgen, dan pas de details. Ze kijken ook vooruit en helpen u systemen opzetten zodat u niet weer in dezelfde problemen komt. Ja, het kost geld om hulp in te schakelen. Maar eerlijk gezegd kost blijven aanmodderen met een groeiende achterstand uiteindelijk veel meer. En dan hebben we het nog niet gehad over de stress die wegvalt als u eindelijk weer weet waar u staat. Dat alleen al is het geld waard.

Hoe u voorkomt dat dit nog een keer gebeurt

Nu uw administratie eindelijk weer op orde is, hoe zorgt u ervoor dat u niet weer in hetzelfde gat valt? Het antwoord is eigenlijk heel simpel: kleine gewoontes in plaats van grote sessies. Kies een vast moment in de week – veel ondernemers doen het vrijdagmiddag – en pak dan een half uurtje uw boekhouding aan. Fotografeer bonnetjes direct met uw telefoon zodra u ze krijgt, dan raken ze niet meer zoek tussen andere papieren. Zet zoveel mogelijk vaste lasten op automatische incasso, dan hoeft u die niet te volgen. Gebruik digitale facturen waar het kan, dat scheelt een hoop papierwerk. Het belangrijkste is dat u niet te perfectionistisch wordt. Een administratie die voor 90% klopt is veel beter dan een ingewikkeld systeem dat u na twee weken alweer laat schieten. Kies dingen die bij uw manier van werken passen, niet wat een boek of cursus zegt dat u zou moeten doen. Een simpel systeem dat u daadwerkelijk gebruikt verslaat elke dag een complex systeem dat u links laat liggen. En onthoud: een klein beetje werk elke week voorkomt grote problemen later.

Zit u nog steeds vast in uw administratie achterstand? Neem dan contact op met een ervaren professional die u snel en zonder gedoe weer op de rails helpt. Uw toekomstige zelf zal u er dankbaar voor zijn.